Ce este declarația de confirmare (confirmation statement) și când trebuie depusă?

Cui îi este destinat acest ghid

Acest ghid se adresează directorilor de limited company din Regatul Unit care vor să înțeleagă ce este declarația de confirmare și când trebuie depusă.

Este util în special pentru directorii noi care învață diferența dintre depunerile la Companies House și depunerile fiscale la HMRC.

Ce este declarația de confirmare?

Declarația de confirmare atestă că informațiile despre compania ta deținute de Companies House sunt corecte.

Aceasta a înlocuit vechea declarație anuală (annual return). Scopul ei este să mențină corect registrul public al companiilor.

Declarația de confirmare nu prezintă profitul sau situația fiscală a companiei. Aceasta se referă la informațiile despre companie.

Ce informații confirmă?

O declarație de confirmare poate acoperi informații precum:

• adresa sediului social (registered office)
• adresa de e-mail înregistrată
• directorii
• secretarul, dacă firma are unul
• persoanele cu control semnificativ
• acționarii
• capitalul social
• codurile SIC
• activitatea principală a companiei

Actualizează modificările privind directorii, secretarul, PSC-urile, sediul și e-mailul înregistrat înainte de depunere. Unele modificări, inclusiv codurile SIC și datele acționarilor, pot fi incluse în declarație. Directorii trebuie să își verifice identitatea și să furnizeze codurile personale Companies House în confirmation statement relevant; verificarea PSC are termene proprii.

Când trebuie depusă declarația de confirmare?

Companiile trebuie, de obicei, să depună cel puțin o declarație de confirmare la fiecare 12 luni.

Perioada de verificare se încheie, în mod normal, la 12 luni după:

• data înființării companiei, pentru prima declarație de confirmare
• data declarației de confirmare înscrisă în declarația anterioară

Declarația poate fi depusă, de obicei, în termen de până la 14 zile după încheierea perioadei de verificare.

Poți depune declarația de mai multe ori pe an?

Da. O companie poate depune mai multe declarații de confirmare într-un an dacă dorește sau dacă este necesar.

Acest lucru poate fi util la actualizarea anumitor informații despre companie, însă majoritatea companiilor mici depun declarația o dată pe an, cu excepția cazului în care anumite schimbări justifică o depunere mai devreme.

Declarația de confirmare și conturile anuale

Declarația de confirmare și conturile anuale sunt documente diferite.

Conturile anuale prezintă poziția și performanța financiară a companiei.

Declarația de confirmare confirmă datele companiei din registrul Companies House.

Ambele sunt importante. Depunerea uneia nu o înlocuiește pe cealaltă.

Declarația de confirmare și Corporation Tax

Declarația de confirmare nu este o declarație fiscală. Se depune la Companies House, nu la HMRC.

Corporation Tax și Company Tax Returns sunt gestionate prin HMRC. Directorii trebuie să gestioneze atât obligațiile Companies House, cât și pe cele HMRC.

Ce se întâmplă dacă nu o depui?

Nedepunerea poate avea consecințe, inclusiv penalități și riscul ca firma să fie radiată.

Companies House a introdus și modificări în cadrul reformelor legislației societare, astfel că directorii trebuie să trateze declarația de confirmare ca pe o obligație serioasă de conformitate, nu doar ca pe o formalitate administrativă.

Greșeli frecvente

O greșeală frecventă este confundarea declarației de confirmare cu conturile anuale.

O altă greșeală este presupunerea că nu trebuie depus nimic dacă nu s-a schimbat nimic. Chiar dacă toate datele au rămas neschimbate, compania trebuie să le confirme.

Unii directori uită și să actualizeze codurile SIC, informațiile despre acționari sau datele persoanelor cu control semnificativ atunci când afacerea se schimbă.

Ce trebuie să faci în continuare

Pentru a gestiona declarația de confirmare:

1. Verifică data de verificare (review date) la Companies House.
2. Verifică sediul social (registered office) și datele de e-mail.
3. Verifică directorii, acționarii și persoanele cu control semnificativ.
4. Verifică detaliile privind codurile SIC și acțiunile.
5. Depune declarația înainte de termen.
6. Păstrează dovezile modificărilor și ale depunerilor.