Politica de confidențialitate

1. Cine suntem și la ce se aplică această politică

Sparks Accounting LTD este operatorul datelor cu caracter personal acoperite de această politică. Stabilim de ce și cum folosim aceste date pentru serviciile noastre de contabilitate, fiscalitate, payroll, TVA și sprijin pentru companii. Politica se aplică persoanelor care vizitează site-ul, solicită informații despre un serviciu, comunică cu noi sau devin clienți.

• Compania: Sparks Accounting LTD, numărul companiei 10507277.
• Sediu social: 67 Meridian Centre, Havant, England, PO9 1UN.
• Contact pentru confidențialitate: info@sparks2.co.uk.
• Telefon: 07904 986644 / 02392 008665.

2. Datele pe care le putem colecta

Colectăm numai datele relevante pentru o solicitare, un serviciu convenit, o obligație legală sau profesională ori funcționarea în siguranță a activității noastre. Datele colectate depind de serviciul pe care ni-l soliciți.

• Date de contact și identificare: nume, adresă de e-mail, număr de telefon, adresă poștală, data nașterii, naționalitate, numele companiei, site, fus orar și modul în care ai aflat despre Sparks.
• Date despre companie și taxe: numărul de înregistrare al companiei, data înființării, referințe Corporation Tax și PAYE, informații despre TVA, UTR personal, pachetul contabil, starea contului, serviciile solicitate și tarifele convenite.
• Date privind preluarea clientului: detalii despre contabilul anterior, starea autorizării agentului HMRC, administrarea formularului 64-8, preferințe pentru pachetul de bun venit, managerul de cont responsabil și istoricul serviciilor.
• Date de contabilitate, TVA și payroll: evidențe și documente necesare pentru lucrările convenite, informații despre payroll și statutul profesional, detalii despre schema TVA, evidențe contabile și informații privind administrarea companiei.
• Documente și comunicări: fișiere sau imagini furnizate de tine, corespondență, note de consultație, solicitări prin site, detalii despre apeluri sau mesaje, note privind plățile și preferințe de marketing.
• Date tehnice și de utilizare: informații limitate despre dispozitiv, browser, securitate, module cookie și utilizarea site-ului, generate atunci când folosești site-ul sau instrumentele noastre de administrare a clienților.

3. Cum primim datele

Majoritatea datelor provin direct de la tine, de la o persoană autorizată să acționeze în numele tău sau din evidențele și documentele pe care ni le furnizezi. Când este necesar pentru un serviciu convenit, putem primi date și de la contabilul anterior, HMRC, Companies House, banca ori furnizorul tău de software, sistemele de payroll sau de contabilitate, consilieri profesionali sau o altă parte autorizată de tine.

4. De ce folosim datele și temeiul legal

Folosim datele cu caracter personal pentru a răspunde solicitărilor, a programa consultații, a evalua dacă putem accepta o misiune, a prelua clienți, a furniza serviciile convenite de contabilitate, fiscalitate, payroll, TVA și sprijin pentru companii, a gestiona autorizările HMRC și preluarea de la un contabil anterior, a păstra evidențe, a administra onorariile, a respecta obligațiile legale și profesionale, a ne proteja sistemele și a trimite comunicări de marketing permise.

• Contract: pentru a lua măsuri la cererea ta înainte de începerea unei misiuni și pentru a furniza serviciile prevăzute în scrisoarea de misiune sau în termenii de business conveniți.
• Obligație legală: pentru a respecta obligațiile aplicabile privind fiscalitatea, contabilitatea, prevenirea spălării banilor, reglementarea, păstrarea evidențelor și raportarea.
• Interese legitime: pentru a administra și proteja afacerea, a răspunde solicitărilor, a menține relațiile cu clienții, a îmbunătăți serviciile și a preveni frauda sau utilizarea abuzivă.
• Consimțământ: pentru marketingul opțional și modulele cookie neesențiale, atunci când consimțământul este necesar. Îți poți retrage consimțământul oricând.

5. Portallo, HighLevel și LeadConnector

Folosim Portallo pentru funcționarea unor elemente ale site-ului, administrarea relației cu clienții, formulare, solicitări, fluxuri de lucru și comunicări convenite. Portallo este configurat pentru Sparks ca subcont personalizat pe platforma HighLevel/LeadConnector. Când acești furnizori prelucrează date cu caracter personal pentru Sparks, Sparks rămâne operatorul. Portallo oferă suport pentru site, configurare și operațiuni, iar HighLevel și LeadConnector furnizează platforma de bază și pot folosi subprocesatori aprobați pentru a o furniza.

• Furnizorii prelucrează date numai în măsura necesară pentru platformă și suportul aferent, sub rezerva garanțiilor contractuale și de protecție a datelor aplicabile.
• Sistemele pot conține date de contact, evidențe privind serviciile pentru clienți, referințe fiscale și de companie, documente, mesaje, starea fluxurilor de lucru și celelalte categorii descrise în această politică.
• Nu trimite parole, date de acces bancar sau coduri de autentificare Companies House prin e-mail obișnuit, WhatsApp sau mesaje pe rețelele sociale. Folosește o cale securizată aprobată atunci când Sparks îți solicită informații foarte confidențiale.

6. Cu cine partajăm datele

Nu vindem date cu caracter personal. Le partajăm numai atunci când este necesar pentru scopurile descrise mai sus, când ne soliciți acest lucru sau când legea o impune.

• HMRC, Companies House și alte autorități publice, când este necesar pentru un serviciu convenit sau cerut de lege.
• Portallo, HighLevel/LeadConnector și subprocesatorii lor aprobați, precum și furnizori de IT, găzduire, e-mail, comunicații, contabilitate, payroll, administrare a documentelor, plăți și servicii profesionale.
• Contabilul anterior, banca, furnizorul de software, consultantul profesional, asigurătorul sau o altă parte autorizată de tine, atunci când acest lucru este necesar pentru preluarea serviciilor sau pentru serviciul solicitat.
• Autorități de reglementare, organisme de aplicare a legii, instanțe sau consilieri, când avem o obligație legală sau este necesar pentru a stabili, exercita sau apăra drepturi legale.

7. Transferuri internaționale

Unii dintre furnizorii noștri de tehnologie, inclusiv platforma HighLevel/LeadConnector și subprocesatorii săi aprobați, pot prelucra date în afara Regatului Unit. Atunci când are loc un transfer internațional restricționat, folosim un mecanism legal de transfer și garanții adecvate. În funcție de transfer, acestea pot include o decizie de adecvare, clauze contractuale standard aprobate împreună cu UK Addendum, un International Data Transfer Agreement sau un cadru recunoscut de protecție a datelor.

8. Cât timp păstrăm datele

Păstrăm datele numai atât timp cât este necesar pentru scopul în care au fost colectate, pentru respectarea obligațiilor legale și profesionale și pentru soluționarea oricărei plângeri, investigații sau dispute. Solicitările care nu duc la o colaborare sunt, în mod normal, evaluate în vederea ștergerii după 12 luni de la ultimul contact semnificativ. Evidențele clienților sunt păstrate, de regulă, pe durata misiunii și timp de șase ani după perioada fiscală, contabilă sau de raportare relevantă, cu excepția cazului în care o perioadă mai lungă este necesară sau justificată.

9. Securitatea

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice proporționale pentru protejarea datelor, inclusiv acces bazat pe roluri, acces restricționat pentru personal, sisteme securizate, proceduri documentate și obligații de confidențialitate. Niciun serviciu online nu poate fi garantat ca fiind complet sigur, așa că folosește numai metoda securizată indicată de noi pentru documente sau date de acces confidențiale și anunță-ne prompt dacă crezi că datele tale au fost utilizate în mod necorespunzător.

10. Drepturile tale și plângerile

În condițiile legii aplicabile, poți solicita accesul la datele tale cu caracter personal, corectarea, ștergerea sau restricționarea acestora. Te poți opune anumitor prelucrări, îți poți retrage consimțământul sau poți solicita o copie portabilă a datelor furnizate de tine. Pentru a face o solicitare, scrie la info@sparks2.co.uk. Este posibil să îți verificăm identitatea înainte de a acționa. Dacă nu ești mulțumit de răspunsul nostru, poți depune o plângere la Information Commissioner's Office din Regatul Unit.

11. Marketing, decizii automatizate, module cookie și modificări

Trimitem comunicări de marketing electronic numai atunci când legea permite. Te poți dezabona oricând folosind opțiunea din mesaj sau contactându-ne. Comunicările privind o misiune activă, termenele, documentele sau facturile nu reprezintă marketing. Nu folosim, prin acest site sau prin fluxurile Portallo/HighLevel de administrare a clienților, decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care să producă efecte juridice sau efecte similare semnificative asupra ta. Politica privind modulele cookie explică folosirea modulelor cookie și a tehnologiilor similare. Site-ul poate conține linkuri către servicii externe precum WhatsApp, Instagram, Facebook, HMRC și Companies House, ale căror practici de confidențialitate sunt reglementate de propriile politici. Putem actualiza această politică atunci când se schimbă serviciile, sistemele, furnizorii sau obligațiile noastre legale; versiunea curentă și data intrării în vigoare vor fi publicate întotdeauna pe site.

12. Cookies, external links and changes

Our Cookie Policy explains how we use cookies and similar technologies. Our website may link to external services such as WhatsApp, Instagram, Facebook, HMRC and Companies House; their privacy practices are governed by their own policies. We may update this policy when our services, systems, suppliers or legal obligations change. The current version and its effective date will always be published on this website.