Termeni și condiții pentru prestarea serviciilor contabile

1. Serviciile oferite

Sparks Accounting prestează servicii contabile, fiscale și de consultanță administrativă pentru clienți din Regatul Unit. Serviciile oferite depind de natura activității Clientului și de serviciile contractate și sunt împărțite în două categorii principale:

• Serviciile contabile pentru companii sunt prestate în baza pachetului ales de Client, astfel cum este descris în oferta de servicii transmisă și acceptată de acesta.
• Serviciile contabile pentru persoane care desfășoară activități independente (Self Employed) sunt prestate în funcție de serviciile solicitate și convenite cu Clientul, astfel cum sunt descrise în oferta de servicii transmisă și acceptată de acesta.

2. Aplicarea acestor termeni

Colaborarea include numai serviciile prevăzute în oferta acceptată de Client. Orice serviciu suplimentar solicitat ulterior va fi facturat separat, la tarifele comunicate de Sparks Accounting. Ne desfășurăm activitatea pe baza informațiilor, documentelor și instrucțiunilor furnizate de Client. Acești Termeni și Condiții stabilesc regulile generale ale relației profesionale și nu includ toate cerințele operaționale sau condițiile specifice fiecărui serviciu.

3. Condiții specifice serviciului

Anumite servicii, depuneri, cereri, înregistrări, raportări, declarații, proceduri sau alte activități pot avea termene, documente necesare, responsabilități, condiții de eligibilitate, proceduri de aprobare, limite, tarife sau alte cerințe specifice. Înainte de prestarea serviciului respectiv, putem transmite Clientului termeni, instrucțiuni, cerințe sau condiții suplimentare ("Condiții Specifice").

• Condițiile Specifice completează acești Termeni și Condiții și se aplică numai serviciului, depunerii, cererii, procedurii sau activității la care se referă.
• Dacă există o neconcordanță între acești Termeni și Condiții și Condițiile Specifice, Condițiile Specifice vor prevala numai în privința serviciului sau activității respective.
• Clientul este responsabil să citească și să respecte Condițiile Specifice. Atunci când i se solicită, Clientul trebuie să confirme prin e-mail acceptarea acestora înainte de începerea serviciului sau efectuarea operațiunii.
• Putem comunica aceste Condiții Specifice prin e-mail, portal, aplicație, document separat sau printr-un alt canal de comunicare utilizat de Sparks Accounting.

4. Responsabilitățile Clientului

Clientul este singurul responsabil pentru autenticitatea, caracterul complet și corectitudinea documentelor și informațiilor furnizate. Clientul are obligația:

• să furnizeze informații complete, corecte și reale;
• să transmită toate documentele și informațiile solicitate de Sparks Accounting;
• să ne informeze imediat despre orice modificare relevantă privind compania sau activitatea sa, inclusiv modificări referitoare la directori, acționari, statutul VAT sau PAYE, angajați, obiectul de activitate ori structura companiei;
• să răspundă solicitărilor de informații și documente în cel mult cinci zile lucrătoare, cu excepția cazului în care solicităm un răspuns mai rapid pentru respectarea unei obligații legale sau a unui termen specific serviciului; și
• să achite facturile emise de Sparks Accounting până la data scadentă indicată.

5. Documente și termene de depunere

Clientul trebuie să ne transmită toate documentele și informațiile necesare imediat ce acestea devin disponibile și, în orice caz, cu cel puțin 10 zile lucrătoare înainte de termenul legal de depunere. Astfel, putem verifica informațiile, solicita clarificări suplimentare, dacă este necesar, și pregăti și transmite declarațiile, raportările sau documentele obligatorii.

• Pentru un anumit serviciu sau o anumită operațiune, Condițiile Specifice pot stabili un alt termen pentru transmiterea documentelor, în funcție de natura serviciului și de termenul legal sau operațional aplicabil.
• Transmiterea documentelor cu puțin timp înainte de termenul legal sau după expirarea acestuia poate face imposibilă prestarea serviciului la timp.
• În astfel de situații, nu garantăm respectarea termenelor de depunere și nu răspundem pentru penalități, dobânzi, amenzi, costuri suplimentare sau alte consecințe financiare ori administrative cauzate de întârzierea Clientului în furnizarea documentelor.

6. Responsabilitățile noastre profesionale

Vom presta serviciile contractate cu profesionalism și în conformitate cu standardele profesionale aplicabile. Nu garantăm obținerea unui anumit rezultat fiscal, financiar sau comercial, deoarece acesta poate depinde de:

• informațiile furnizate de Client;
• deciziile comerciale luate de Client;
• legislația aplicabilă; și
• circumstanțele specifice fiecărei companii sau activități.

7. Tarife și revizuirea acestora

Tarifele datorate sunt cele prevăzute în oferta de servicii transmisă de Sparks Accounting și acceptată de Client. Vom transmite Clientului prin e-mail oferta de servicii convenită, împreună cu acești Termeni și Condiții. Tarifele pot fi stabilite și revizuite în funcție de:

• serviciile prestate Clientului;
• volumul activității;
• complexitatea serviciilor solicitate; și
• obligațiile fiscale și administrative aplicabile.

8. Modificarea tarifelor

Putem revizui tarifele dacă volumul tranzacțiilor crește, apar obligații fiscale suplimentare, compania sau activitatea Clientului se modifică, sunt solicitate servicii suplimentare ori volumul de muncă depășește serviciile incluse inițial în colaborare. Orice modificare a tarifului va fi comunicată Clientului cu cel puțin 30 de zile calendaristice înainte de aplicare.

9. Servicii contabile pentru companii

Facturile pentru serviciile recurente prestate companiilor sunt emise la începutul fiecărei luni și reprezintă contravaloarea serviciilor aferente lunii în curs. Plata este scadentă în data de 24 a aceleiași luni, conform facturii emise.

10. Întârzierea plății

Dacă plata nu este efectuată până la data scadentă, Sparks Accounting poate aplica o taxă administrativă de £24 pentru întârzierea plății, care acoperă gestionarea administrativă a întârzierii și procesarea recuperării sumelor restante. Aplicarea acestei taxe nu limitează dreptul nostru de a recupera orice alte sume datorate în temeiul acestor Termeni și Condiții.

11. Servicii pentru persoane Self Employed

Pentru serviciile contabile destinate persoanelor care desfășoară activități independente (Self Employed), factura este emisă conform serviciilor și condițiilor de plată prevăzute în oferta transmisă și acceptată de Client. Plata este scadentă la data indicată pe factură.

12. Servicii Pay As You Go și servicii suplimentare

Serviciile Pay As You Go se achită în avans. Factura este emisă la solicitarea serviciului, iar plata este datorată în aceeași zi, înainte de începerea prestării. Dacă activitatea Clientului necesită servicii care nu sunt incluse în colaborare, acestea vor fi considerate servicii suplimentare și vor fi facturate separat.

• Serviciile disponibile și tarifele aferente sunt prevăzute în lista de servicii comunicată Clientului sau îi vor fi comunicate înainte de prestarea serviciului, după caz.
• Vom presta un serviciu suplimentar numai după comunicarea tarifului și, după caz, după confirmarea acestuia de către Client.

13. Aprobarea depunerilor oficiale

Înainte de depunerea declarațiilor fiscale, a situațiilor financiare sau a altor documente oficiale, Clientul trebuie să verifice informațiile furnizate și să confirme prin e-mail că acestea sunt complete și corecte.

• Nu vom depune sau transmite documente, nu vom formula cereri și nu vom efectua operațiuni oficiale în numele Clientului fără acordul său expres transmis prin e-mail, cu excepția situațiilor în care acțiunea este autorizată în mod expres printr-un mandat, acord sau procedură distinctă acceptată de Client.
• În lipsa acordului expres transmis prin e-mail, nu vom efectua depunerea sau transmiterea respectivă. Clientul rămâne responsabil pentru acordarea aprobării în timp util, astfel încât termenul legal să poată fi respectat.

14. Comunicări și termene de răspuns

Comunicările oficiale dintre Client și Sparks Accounting pot avea loc prin e-mail, telefon, WhatsApp sau prin portalurile și aplicațiile pe care le utilizăm. Clientul este responsabil să verifice periodic mesajele și notificările primite. Un e-mail este considerat primit în ziua expedierii.

• Vom depune toate eforturile rezonabile pentru a răspunde solicitărilor Clientului într-un termen rezonabil.
• În perioadele aglomerate sau în apropierea termenelor fiscale, timpul de răspuns poate fi mai lung, fără ca acest lucru să constituie, în sine, o încălcare a obligațiilor noastre.

15. Protecția datelor

Prelucrăm datele cu caracter personal în conformitate cu UK GDPR, Data Protection Act 2018 și celelalte acte normative aplicabile în materia protecției datelor. Folosim datele Clientului numai pentru prestarea serviciilor contractate, comunicarea profesională și îndeplinirea obligațiilor noastre legale și profesionale.

16. Limitele răspunderii

Sparks Accounting nu răspunde pentru:

• informații incomplete, incorecte sau false furnizate de Client;
• documente transmise după termen;
• penalități sau costuri generate de lipsa informațiilor necesare;
• decizii comerciale luate de Client;
• modificări, înregistrări, declarații, actualizări sau depuneri efectuate direct de Client ori de alte persoane, fără informarea sau implicarea noastră;
• modificări legislative intervenite după întocmirea documentelor; sau
• consecințe rezultate din nerespectarea recomandărilor oferite Clientului.

17. Suspendarea serviciilor

Suspendarea serviciilor nu îl exonerează pe Client de obligația achitării tuturor sumelor datorate. Putem suspenda prestarea serviciilor dacă:

• există facturi restante de mai mult de 14 zile calendaristice de la data scadenței;
• Clientul nu transmite documentele necesare;
• Clientul nu cooperează în procesul de furnizare a informațiilor; sau
• colaborarea nu poate continua din motive independente de Sparks Accounting.

18. Încetarea colaborării

Clientul poate înceta colaborarea printr-o notificare scrisă transmisă către Sparks Accounting. Putem înceta colaborarea printr-o notificare scrisă transmisă Clientului cu cel puțin 30 de zile calendaristice înainte. În perioada de notificare, serviciile vor continua să fie prestate în condiții normale, cu condiția ca Clientul să își respecte obligațiile contractuale.

• Putem înceta colaborarea imediat, fără preaviz, dacă există facturi neachitate; Clientul nu furnizează documentele necesare; Clientul solicită efectuarea unor operațiuni contrare legii; Clientul are un comportament abuziv, ofensator sau amenințător față de angajații noștri ori care prejudiciază imaginea Sparks Accounting; sau există suspiciuni privind activități ilegale, fraudă ori spălare de bani.
• La încetarea colaborării, documentele și evidențele contabile aflate în posesia noastră vor fi puse la dispoziția Clientului după achitarea integrală a tuturor sumelor datorate către Sparks Accounting.

19. Colaborări inactive

Dacă, timp de 12 luni consecutive, Clientul nu efectuează nicio plată, nu solicită servicii și nu comunică intenția de a continua colaborarea, vom considera colaborarea încetată. Reluarea colaborării va fi posibilă în baza condițiilor comerciale și a tarifelor valabile la momentul respectiv.

20. Modificarea acestor termeni

Putem modifica acești Termeni și Condiții atunci când este necesar pentru actualizarea procedurilor interne, ca urmare a unor modificări legislative sau pentru schimbarea modului de prestare a serviciilor. Versiunea actualizată va fi comunicată Clientului și va intra în vigoare la data menționată în notificare.

21. Legea aplicabilă și jurisdicția

Acești Termeni și Condiții sunt guvernați de legislația aplicabilă în Anglia și Țara Galilor. Orice litigiu care rezultă din sau are legătură cu aceștia va fi soluționat de instanțele competente din Anglia și Țara Galilor.