Ce cheltuieli poate deduce o limited company?

Regula de bază: scopul comercial

O companie poate deduce de regulă o cheltuială din profit înainte de Corporation Tax dacă aceasta este eligibilă, documentată și efectuată wholly and exclusively pentru activitatea firmei. Plata din contul companiei nu transformă automat costul într-o cheltuială deductibilă.

Același tip de achiziție poate avea tratament diferit în funcție de situație. Un computer folosit pentru companie poate fi simplu de justificat; un telefon sau vehicul folosit și personal necesită mai multă atenție.

Cheltuieli curente și cheltuieli de capital

Revenue expenses sunt costuri curente precum software, contabilitate, rechizite și asigurări. Capital expenses se referă la active pe termen mai lung, precum echipamente, computere, utilaje sau vehicule, și pot beneficia de capital allowances în locul deducerii ca un cost obișnuit.

Verifică tratamentul contabil și fiscal; nu presupune că orice achiziție este integral deductibilă imediat.

Cheltuieli frecvente ale companiei

• Servicii de contabilitate.
• Software și abonamente de afaceri.
• Rechizite, poștă și papetărie.
• Asigurări de afaceri și servicii profesionale relevante.
• Marketing, publicitate, website și hosting.
• Salarii și costurile angajatorului.
• Cursuri legate de activitatea existentă.
• Deplasări de afaceri eligibile.
• Comisioane bancare și echipamente de afaceri.

Lista nu înseamnă aprobare automată. Fiecare cost are nevoie de un scop comercial real, documente și tratamentul fiscal corect.

Costuri care necesită atenție

Mașinile și van-urile pot avea reguli diferite, iar utilizarea personală a unei mașini a companiei poate genera benefit in kind. Drumul de acasă la un loc de muncă permanent nu are același tratament ca deplasarea eligibilă la un loc temporar.

Costurile pentru lucrul de acasă pot fi eligibile printr-o metodă adecvată. Client entertaining este de regulă restricționat pentru Corporation Tax chiar dacă are scop comercial. Staff entertaining are reguli și limite diferite.

Utilizare personală și cheltuielile directorului

Dacă firma plătește un cost personal sau mixt, poate fi necesară împărțirea între business și personal, respingerea fiscală, raportarea unui benefit in kind, rambursarea de către director sau înregistrarea în director’s loan account.

Directorii ar trebui să evite plățile personale cu cardul companiei. Dacă se întâmplă, tranzacția trebuie înregistrată corect, nu clasificată automat drept cheltuială a firmei.

Efectul asupra Corporation Tax

Cheltuielile eligibile reduc profitul impozabil și pot reduce Corporation Tax. Cererile greșite pot duce la ajustări, dobânzi, penalități și întrebări HMRC. Scopul este să deduci corect fiecare cost legitim, nu să etichetezi cât mai multe plăți ca expenses.

Păstrează documentele

• Facturi și chitanțe de la furnizori.
• Extrase bancare și de card.
• Mileage logs unde sunt relevante.
• Contracte și acorduri.
• Note despre scopul comercial al unui cost neobișnuit.
• Facturi TVA valide când se recuperează input TVA.

Documentele trebuie să susțină annual accounts, calculul Corporation Tax și declarațiile TVA. O plată bancară singură poate să nu explice ce s-a cumpărat și de ce aparține afacerii.

Greșeli frecvente

• Presupunerea că orice plată din contul firmei este eligibilă.
• Amestecarea cheltuielilor personale cu cele ale companiei.
• Pierderea chitanțelor pentru achiziții mici și repetate.
• Deducerea client entertaining fără verificarea restricției.
• Tratarea echipamentelor de capital ca un cost curent obișnuit.
• Ignorarea consecințelor TVA sau benefit in kind.

Un proces practic

1. Separă plățile personale de cele ale companiei.
2. Salvează factura sau chitanța la momentul achiziției.
3. Folosește categorii clare pentru tranzacții.
4. Explică tranzacțiile neobișnuite sau cu utilizare mixtă.
5. Reconciliază regulat contul bancar.
6. Verifică neclaritățile cu contabilul înainte de declarație.