De ce documente are nevoie contabilul tău?

Pentru cine este acest ghid

Acest ghid este pentru proprietarii de afaceri mici din Marea Britanie care vor să pregătească evidențele pentru contabilul lor.

Este util înainte de sfârșitul anului, înainte de un termen de Self Assessment, când schimbi contabil sau când răspunzi la HMRC.

Evidențele de bază de care au nevoie majoritatea contabililor

Majoritatea contabililor vor avea nevoie de:

• extrase bancare
• facturi de vânzare
• facturi de achiziție
• chitanțe
• extrase de card
• extrase de credit
• acorduri de finanțare
• evidențe payroll
• declarații TVA
• scrisori HMRC
• conturi anterioare și declarații fiscale
• acces la software de contabilitate

Dacă evidendele lipsesc, contabilul poate fi nevoit să pună întrebări ulterioare.

Documente pentru limited company

Pentru o limited company, contabilul tău poate avea nevoie de:

• extrase de cont ale companiei
• facturi de vânzare și achiziție
• detalii despre loan account-ul directorului
• evidențe payroll
• voucher-e de dividende
• procese-verbale ale consiliului pentru dividende
• facturi de achiziție de active
• acorduri de finanțare
• evidențe TVA
• Cod de autentificare Companies House
• referințe Corporation Tax
• conturi anterioare și declarații CT600

Banii companiei trebuie păstrați separat de banii personali.

Documente pentru sole trader

Pentru un sole trader, contabilul tău poate avea nevoie de:

• evidențe ale veniturilor
• evidențe ale cheltuielilor de afaceri
• extrase bancare
• jurnale de kilometraj
• calcule pentru biroul de acasă
• achiziții de active
• declarații CIS, acolo unde este cazul
• UTR și referințele fiscale relevante; autorizează contabilul prin HMRC, fără a divulga datele personale de conectare
• detalii despre alte venituri

Self Assessment include informații fiscale personale, precum și venituri din afaceri, astfel încât alte surse de venit pot conta.

Documente TVA

Dacă ești înregistrat în scopuri de TVA, contabilul tău poate avea nevoie de:

• facturi TVA
• istoricul declarațiilor TVA
• detalii ale schemelor TVA
• coduri TVA de vânzare și cumpărare
• evidențe import sau export
• detalii privind scutirea parțială, dacă este cazul
• acces la software de contabilitate

Erorile de TVA pot fi costisitoare, așa că evidențele trebuie să fie clare.

Documente payroll și CIS

Evidențele de payroll pot include fluturași de salariu, depuneri FPS și EPS, P60, P45, informații despre pensie și detalii despre angajați.

Evidențele CIS pot include declarații ale contractorului, situații de deducere, detalii de verificare și declarații lunare.

Scrisori HMRC

Dacă HMRC a trimis o scrisoare, trimite scrisoarea completă, nu doar o fotografie a primei pagini.

Contabilul tău are nevoie de numerele de referință, date, termene și formularea exactă a cererii HMRC.

Greșeli frecvente

O greșeală comună este trimiterea doar a extraselor bancare. Extrasele bancare arată plăți, dar nu explică ce a fost cumpărat sau dacă TVA-ul poate fi recuperat.

O altă greșeală este așteptarea până la termen înainte de a trimite evidențele. Acest lucru lasă puțin timp pentru a remedia informațiile lipsă.

Unii proprietari de afaceri amestecă, de asemenea, costurile personale cu cele de afaceri, ceea ce creează muncă suplimentară de revizuire.

Ce să faci mai departe

Înainte să trimiți evidențele:

1. Descarcă toate extrasele bancare pentru perioada respectivă.
2. Adună facturile și chitanțele.
3. Exportă rapoarte de contabilitate.
4. Adaugă note pentru tranzacții neobișnuite.
5. Trimite scrisorile HMRC în întregime.
6. Spune-i contabilului tău despre termenele viitoare.

Cum te poate ajuta Sparks Accounting

Sparks Accounting îți poate oferi o listă de verificare a documentelor personalizată, bazată pe structura afacerii și obligațiile fiscale.

De asemenea, putem ajuta la organizarea evidențelor dezordonate și la configurarea unui proces mai curat pentru perioada următoare.