De ce software de contabilitate au nevoie afacerile mici?

Pentru cine este acest ghid

Acest ghid este pentru sole traders, landlords, limited companies și proprietarii de afaceri mici din UK care vor să aleagă sau să își revizuiască software-ul de contabilitate.

Este util mai ales dacă treci de la foi de calcul sau te pregătești pentru Making Tax Digital.

Ce ar trebui să facă software-ul de contabilitate?

Un software de contabilitate bun ar trebui să te ajute:

• să înregistrezi vânzările și cheltuielile
• să conectezi bank feeds
• să stochezi facturile și chitanțele
• să categorisești tranzacțiile
• să pregătești declarații TVA acolo unde este necesar
• să urmărești clienții și furnizorii
• să partajezi evidențele cu contabilul tău
• să generezi rapoarte utile
• să păstreze evidențele organizate pentru HMRC

Nu orice afacere are nevoie de fiecare funcție din prima zi.

TVA și Making Tax Digital

Dacă afacerea ta este înregistrată în scopuri de TVA, nevoile de software devin mai importante.

Majoritatea afacerilor înregistrate TVA trebuie să păstreze evidențe digitale și să depună declarații TVA folosind software compatibil Making Tax Digital.

Dacă ți se aplică Making Tax Digital for Income Tax, ai nevoie de software compatibil pentru evidențe digitale, actualizări trimestriale și declarația fiscală anuală.

Payroll și CIS

Dacă ai angajați sau directori plătiți prin PAYE, poate fi nevoie de software de payroll sau de un proces de payroll administrat de contabil.

Afacerile de construcții ar putea avea nevoie, de asemenea, să gestioneze evidențele CIS, situațiile de deducere și informațiile despre contractori sau subcontractori.

Software-ul tău de contabilitate nu trebuie să facă neapărat totul, dar sistemele trebuie să funcționeze împreună.

Foi de calcul vs software

Foile de calcul pot fi utile pentru afaceri foarte mici, dar devin mai greu de gestionat pe măsură ce tranzacțiile cresc.

Software-ul oferă de obicei o potrivire bancară mai bună, captura de chitanțe, raportare și colaborare. De asemenea, reduce riscul ca evidențele să fie pierdute sau refăcute de la zero la sfârșitul anului.

Pentru unele companii, software de conectare poate lega foile de calcul la sistemele HMRC, dar configurarea trebuie să fie compatibilă.

Ce trebuie verificat înainte să alegi software-ul

Înainte să alegi software-ul, verifică:

• dacă susține structura afacerii tale
• dacă este compatibil MTD acolo unde este necesar
• dacă sunt disponibile bank feeds
• dacă acoperă cerințele de TVA și payroll
• dacă contabilul tău îl poate accesa
• dacă este inclusă captura de chitanțe
• dacă rapoartele sunt ușor de înțeles
• costul lunar și limitele de upgrade

Nu alege software-ul doar pentru că este popular. Alege-l pentru că se potrivește afacerii tale.

Greșeli frecvente

O greșeală comună este să cumperi software, dar să nu îl configurezi corect. Categorii greșite, bank feeds lipsă și încărcări inconsecvente de chitanțe pot crea în continuare conturi dezordonate.

O altă greșeală este să folosești software-ul doar la sfârșitul anului. Valoarea reală vine din actualizarea regulată a evidențelor.

Unele companii aleg, de asemenea, un sistem cu care contabilul lor nu poate lucra eficient, ceea ce poate crește munca de la sfârșitul anului.

Ce să faci mai departe

Pentru a alege software-ul:

1. Enumeră obligațiile fiscale.
2. Numără tranzacțiile lunare tipice.
3. Verifică dacă se aplică TVA, payroll sau CIS.
4. Întreabă-ți contabilul ce susține.
5. Testează captura de chitanțe și bank feeds.
6. Configurează categoriile înainte să importi luni de date.

Cum te poate ajuta Sparks Accounting

Sparks Accounting poate confirma evidențele și formatele de export compatibile necesare pentru TVA, payroll, Making Tax Digital, conturi și lucrări fiscale.

Putem, de asemenea, curăța contabilitatea existentă dacă software-ul a fost folosit inconsecvent.