Cum funcționează payroll pentru o afacere mică?
Află cum funcționează PAYE, fluturașii de salariu, software-ul de payroll, raportările RTI și comunicarea cu HMRC.
Pe scurt
Payroll calculează salariul, Income Tax și National Insurance, emite fluturași de salariu și raportează plățile către HMRC prin PAYE. Angajatorii trimit de regulă Full Payment Submission în ziua de plată sau înainte. Payroll este atât un proces de plată, cât și o responsabilitate de raportare fiscală.
Cui îi este destinat acest ghid
Acest ghid este destinat afacerilor mici din Regatul Unit care au angajați, plătesc directori sau intenționează să angajeze prima persoană.
Este deosebit de util pentru directorii de limited companies care vor să înțeleagă când este necesară salarizarea și ce așteaptă HMRC.
Ce este PAYE?
PAYE înseamnă Pay As You Earn. Este sistemul HMRC pentru colectarea impozitului pe venit (Income Tax) și a contribuțiilor National Insurance din veniturile salariale.
Dacă afacerea ta plătește angajați, este posibil să trebuiască să opereze PAYE ca parte a salarizării.
PAYE se poate aplica atât directorilor, cât și angajaților, în funcție de modul în care îi plătește compania.
Ce presupune salarizarea?
Gestionarea salarizării poate include:
- calcularea salariului brut
- reținerea impozitului pe venit (Income Tax)
- reținerea contribuțiilor National Insurance datorate de angajat
- calcularea contribuțiilor National Insurance datorate de angajator, acolo unde se aplică
- administrarea pensiilor, acolo unde este cazul
- emiterea fluturașilor de salariu
- raportarea către HMRC
- efectuarea plăților către HMRC
- păstrarea evidențelor de salarizare
- emiterea formularelor de final de an, precum P60
Obligațiile exacte depind de afacere și de angajați.
Ce este RTI?
RTI înseamnă Real Time Information. Este sistemul folosit pentru raportarea informațiilor de salarizare către HMRC.
Angajatorii transmit, de regulă, informațiile de salarizare prin software de salarizare de fiecare dată când angajații sunt plătiți.
Raportarea principală este Full Payment Submission sau FPS.
Ce este un Full Payment Submission?
Un FPS informează HMRC despre salariu, impozit, National Insurance și alte detalii de salarizare pentru angajații plătiți în perioada respectivă.
Acesta se transmite, de regulă, în ziua de plată sau înainte de aceasta. Transmiterea cu întârziere poate duce la notificări sau penalități din partea HMRC.
Pentru transmiterea FPS se folosește software de salarizare.
Ce este un Employer Payment Summary?
Employer Payment Summary sau EPS este o altă raportare de salarizare folosită în anumite situații.
Poate fi folosită pentru a raporta recuperarea plăților statutare, solicitările Employment Allowance, lipsa plăților într-o anumită perioadă sau alte ajustări.
Nu orice salarizare necesită un EPS în fiecare lună, dar angajatorii trebuie să știe când este necesar.
Salarizarea directorilor
Directorii unei limited company pot fi plătiți prin salarizare. Salarizarea directorilor are reguli specifice pentru National Insurance, deoarece contribuțiile directorilor, numite NICs, sunt calculate de regulă pe bază anuală.
O companie care plătește salariu unui director trebuie să se asigure că salarizarea este configurată corect și raportată prin PAYE, acolo unde este necesar.
Dividendele nu fac parte din salarizare. Ele reprezintă o modalitate separată prin care acționarii pot primi profituri ale companiei.
Greșeli frecvente
O greșeală frecventă este plata angajaților sau a directorilor fără raportarea corectă a salarizării către HMRC.
O altă greșeală este confundarea dividendelor cu salariul. Dividendele nu înlocuiesc salarizarea atunci când se plătește un salariu.
Unii angajatori nu respectă termenele FPS sau uită raportările finale de salarizare de la sfârșitul anului fiscal.
Erorile de salarizare pot afecta codurile fiscale ale angajaților, beneficiile, reținerile pentru împrumuturi și evidențele HMRC.
Ce trebuie să faci în continuare
Înainte de a gestiona salarizarea:
- Verifică dacă afacerea trebuie să se înregistreze ca angajator.
- Alege un software de salarizare sau un contabil.
- Colectează datele angajaților și informațiile necesare la începerea raportului de muncă.
- Stabilește o zi de plată regulată.
- Transmite raportările FPS în ziua de plată sau înainte de aceasta.
- Păstrează evidențele de salarizare și fluturașii de salariu.
- Verifică obligațiile privind pensiile și finalul de an.
Întrebări frecvente
Când raportezi payroll către HMRC?
Angajatorii raportează de regulă salariul și deducerile prin FPS în ziua de plată sau înainte de aceasta.
Directorii au nevoie de payroll?
Dacă o companie plătește salariu unui director, poate fi necesar payroll. Regulile National Insurance pentru directori pot fi diferite de cele pentru angajații obișnuiți.
Payroll acoperă toate evidențele afacerii?
Nu. Payroll se ocupă de salarii și raportarea PAYE. Afacerea trebuie să păstreze separat evidențe complete pentru celelalte tranzacții.
Poate un contabil să administreze payroll?
Da. Multe afaceri mici folosesc un contabil sau un furnizor de payroll pentru administrarea PAYE și a raportărilor.
Ai nevoie de suport personalizat?
Discută situația ta cu Sparks
Vino la consultația gratuită cu întrebările și documentele tale. Îți explicăm pașii următori clar și practic.