Cât timp trebuie să păstrezi evidențele afacerii?
Află perioadele de păstrare a evidențelor pentru limited companies, sole traders și contribuabili Self Assessment.
Pe scurt
Limited companies din UK trebuie, în mod normal, să păstreze evidențele contabile timp de 6 ani de la sfârșitul exercițiului financiar la care se referă, uneori mai mult. Persoanele self-employed păstrează de regulă evidențele cel puțin 5 ani după termenul de depunere din 31 ianuarie pentru anul fiscal relevant.
Pentru cine este acest ghid
Acest ghid este pentru directori de limited companies, sole traders, landlords, subcontractori CIS și proprietarii de afaceri mici care vor să știe ce evidențe să păstreze și pentru cât timp.
Ce evidențe ar trebui să păstreze o afacere?
Evidențele exacte depind de afacere, dar includ adesea:
- facturi de vânzare
- facturi de achiziție
- chitanțe
- extrase bancare
- evidențe payroll
- evidențe TVA
- situații de deducere CIS
- evidențe de kilometraj
- evidențe de dividende
- acorduri de împrumut
- contracte
- ajustări contabile
Evidențele trebuie să fie suficient de clare pentru a explica tranzacțiile și situația fiscală a afacerii.
Păstrarea evidențelor pentru limited company
Limited companies trebuie să păstreze evidențele companiei și cele contabile.
Evidențele contabile trebuie să arate banii primiți și cheltuiți, activele deținute, datoriile, stocurile acolo unde este relevant și suficiente detalii pentru a pregăti conturile și declarațiile fiscale.
Companiile trebuie, de regulă, să păstreze evidențele timp de 6 ani de la sfârșitul exercițiului financiar la care se referă, sau mai mult în anumite situații.
Păstrarea evidențelor pentru self-employed
Persoanele self-employed au nevoie de evidențe ale veniturilor și cheltuielilor afacerii pentru Self Assessment.
HMRC spune că evidențele trebuie păstrate, de regulă, cel puțin 5 ani după termenul de depunere din 31 ianuarie pentru anul fiscal relevant.
De exemplu, dacă o declarație este scadentă la 31 ianuarie 2028, evidențele pot fi necesare până la sfârșitul lunii ianuarie 2033.
Evidențe TVA, payroll și CIS
Dacă afacerea ta este înregistrată în scopuri de TVA, are payroll sau operează sub CIS, vor fi necesare evidențe suplimentare.
Evidențele TVA pot include facturi TVA, declarații, ajustări și evidențe digitale. Evidențele de payroll pot include fluturași de salariu, rapoarte PAYE, informații pentru noii angajați și formulare de sfârșit de an. Evidențele CIS pot include verificarea subcontractorilor, situații de plată și declarații lunare.
Evidențe digitale
Evidențele digitale pot face contabilitatea mai ușoară, mai ales acolo unde se aplică TVA sau Making Tax Digital.
Totuși, faptul că ai tranzacții bancare nu este suficient. Ai nevoie în continuare de dovezi care să explice pentru ce au fost făcute tranzacțiile.
De exemplu, o plată cu cardul către un furnizor nu dovedește ce a fost cumpărat decât dacă păstrezi și factura sau chitanța.
Greșeli frecvente
O greșeală comună este păstrarea extraselor bancare, dar pierderea facturilor și a chitanțelor.
O altă greșeală este ștergerea evidențelor prea devreme pentru că declarația fiscală a fost depusă. HMRC poate pune întrebări și mai târziu.
Unii proprietari de afaceri amestecă, de asemenea, cheltuielile personale cu cele de afaceri, ceea ce îngreunează păstrarea evidențelor și creează muncă suplimentară de explicare.
Ce să faci mai departe
Pentru a îmbunătăți păstrarea evidențelor:
- Folosește un cont bancar de afaceri separat, acolo unde este posibil.
- Salvează digital facturile și chitanțele.
- Păstrează separat evidențele payroll, TVA și CIS.
- Reconciliază contabilitatea în mod regulat.
- Păstrează evidențele pentru perioada necesară.
- Întreabă-ți contabilul de ce are nevoie înainte de sfârșitul anului.
Cum te poate ajuta Sparks Accounting
Sparks Accounting poate pregăti conturile sau declarațiile fiscale din evidențele și documentele justificative complete furnizate de client și poate confirma formatul de export necesar pentru lucrarea convenită.
Putem, de asemenea, ajuta la reconstruirea evidențelor când documentele au devenit dezordonate.
Întrebări frecvente
Trebuie să păstrez chitanțele pe hârtie?
Copiile digitale sunt adesea practice, dar trebuie să fie clare, complete și stocate în siguranță.
Sunt suficiente extrasele bancare?
De obicei nu. Extrasele bancare arată plățile, dar facturile și chitanțele explică pentru ce au fost făcute plățile.
Cât timp păstrează evidențele limited companies?
De obicei 6 ani de la sfârșitul exercițiului financiar, și mai mult în anumite situații.
Cât timp păstrează evidențele sole traders?
De obicei cel puțin 5 ani după termenul de depunere din 31 ianuarie pentru anul fiscal relevant.
Ai nevoie de suport personalizat?
Discută situația ta cu Sparks
Vino la consultația gratuită cu întrebările și documentele tale. Îți explicăm pașii următori clar și practic.